Cómo optimizar contratos energéticos en licitaciones públicas

A esta complejidad se suma un mercado energético cambiante y la necesidad de avanzar hacia modelos de consumo más sostenibles. Una licitación energética mal planteada puede traducirse en sobrecostes durante años, mientras que una contratación correctamente diseñada permite ajustar el suministro a las necesidades reales, mejorar la eficiencia energética y facilitar el cumplimiento de los objetivos ambientales.

Por eso, la gestión de contratos energéticos en el sector público requiere planificación, conocimiento del consumo y capacidad para definir correctamente las condiciones de contratación. Veamos qué aspectos deben tener en cuenta las administraciones y cómo una consultoría energética especializada puede ayudar durante todo el proceso.

Qué implica la gestión de contratos energéticos en el sector público

La gestión de contratos energéticos engloba todas las actuaciones necesarias para garantizar que una administración dispone del suministro de electricidad o gas que necesita en unas condiciones económicas, técnicas y ambientales adecuadas. El proceso no empieza cuando se publica una licitación ni termina con la adjudicación. Antes de preparar el expediente resulta fundamental conocer cómo consume energía la entidad pública: cuántos puntos de suministro existen, qué potencia tiene contratada cada instalación, cuál es el consumo anual, cuándo se producen los principales picos de demanda o qué suministros presentan características especiales.

Este análisis permite dimensionar correctamente la contratación y evitar que el pliego se base únicamente en datos históricos sin comprobar si siguen respondiendo a la realidad. Una administración puede gestionar decenas o incluso cientos de puntos de suministro energético. Pensemos en un ayuntamiento que debe atender simultáneamente el consistorio, bibliotecas, instalaciones deportivas, colegios, centros sociales, dependencias municipales o alumbrado público. Cada instalación tiene unas necesidades diferentes y estas pueden cambiar con el tiempo.

Precisamente, uno de los principales retos energéticos en ayuntamientos consiste en disponer de información suficientemente clara para tomar decisiones sobre consumos, eficiencia, costes y sostenibilidad. La gestión debe contemplar también el seguimiento posterior del contrato. Una vez adjudicado el suministro, es necesario comprobar que las condiciones económicas acordadas se aplican correctamente, revisar la facturación, controlar desviaciones y anticipar modificaciones en las necesidades energéticas.

También conviene revisar periódicamente aspectos como las potencias contratadas. Una potencia superior a la necesaria puede generar costes recurrentes que podrían evitarse, mientras que una potencia insuficiente puede provocar costes adicionales o dificultades para cubrir adecuadamente las necesidades de determinadas instalaciones. Por tanto, una buena gestión energética pública combina contratación, análisis de datos, supervisión económica y planificación. No se trata únicamente de conseguir un buen precio inicial, sino de gestionar el suministro durante toda la vigencia del contrato.

Cómo se estructura una licitación de suministro energético

Las administraciones públicas no contratan energía exactamente igual que una empresa privada. Deben hacerlo dentro del marco establecido por la normativa de contratación pública y garantizar principios como la transparencia, igualdad de trato, libre concurrencia y eficiencia en el uso de los recursos públicos. Antes de licitar resulta conveniente realizar un diagnóstico energético. Esta fase permite responder preguntas esenciales: ¿cuánta energía necesita realmente la administración?, ¿cuántos puntos de suministro deben incluirse?, ¿qué evolución ha tenido el consumo?, ¿qué instalaciones podrían experimentar cambios durante el contrato?

A partir de esta información puede determinarse el alcance del suministro y preparar una licitación adaptada a las necesidades reales de la entidad. Una licitación de suministro energético suele incluir aspectos como la duración prevista del contrato, los puntos de suministro afectados, los consumos estimados, las características técnicas, el presupuesto, la fórmula de determinación del precio, las obligaciones del adjudicatario y los criterios utilizados para valorar las ofertas.

La precisión resulta especialmente importante. Cuanto más clara sea la información facilitada a las empresas licitadoras, más sencillo será presentar ofertas ajustadas y comparables. Además, la contratación energética tiene una particularidad importante: los precios del mercado pueden variar significativamente. Por este motivo, la administración debe valorar qué modalidad de contratación energética encaja mejor con sus necesidades y con el nivel de exposición al mercado que está dispuesta a asumir.

Pliego de condiciones y criterios de adjudicación

El pliego de condiciones de una licitación energética es uno de los documentos fundamentales del procedimiento. En él se establecen las reglas que deberán cumplir las empresas que quieran participar y las condiciones bajo las cuales se prestará posteriormente el suministro. Un pliego correctamente elaborado debe ofrecer una descripción suficientemente precisa del objeto del contrato y de sus necesidades.

En el caso del suministro energético, resulta especialmente relevante incorporar información como los puntos de suministro, características técnicas, consumos históricos o estimados y demás datos necesarios para que las comercializadoras puedan calcular correctamente sus propuestas. También debe quedar claro cómo se determinará el precio y qué conceptos forman parte de la oferta. La existencia de criterios homogéneos facilita posteriormente la comparación entre licitadores.

El precio de la energía puede tener un peso importante, pero no necesariamente tiene que ser el único elemento de valoración. Dependiendo del contrato y de su configuración, pueden contemplarse criterios relacionados con el servicio, la gestión, las herramientas de seguimiento, la calidad o determinadas características ambientales. Los criterios deben estar definidos de forma clara y permitir una valoración objetiva conforme a la normativa aplicable.

Aquí aparece una cuestión fundamental: una oferta económicamente atractiva no siempre equivale automáticamente al contrato energético más conveniente. Hay que analizar el conjunto de condiciones y comprobar cómo se comportarán durante toda la vigencia contractual.

Documentación necesaria para licitar

La documentación concreta dependerá de las características y del procedimiento utilizado en cada contratación. Sin embargo, preparar adecuadamente la información técnica y económica desde el principio simplifica considerablemente el proceso. Para definir correctamente las necesidades energéticas de la entidad puede ser necesario recopilar facturas de electricidad y gas, datos de consumo, CUPS, potencias contratadas, tarifas de acceso, información sobre las instalaciones y previsiones de consumo.

Los datos históricos son especialmente útiles porque permiten conocer el comportamiento energético real de cada punto. No obstante, no basta con recopilar facturas. Es necesario interpretar los datos energéticos. Por ejemplo, un edificio municipal puede haber reducido significativamente su consumo después de una reforma energética. Utilizar datos antiguos sin considerar esta modificación podría provocar una estimación incorrecta de las necesidades futuras.

También puede ocurrir lo contrario. La incorporación de nuevos edificios, sistemas de climatización, puntos de recarga de vehículos eléctricos u otros equipamientos puede incrementar la demanda prevista. Por ello, la preparación de una licitación energética debe combinar información histórica y previsiones realistas. La administración deberá incorporar además la documentación administrativa exigida en cada procedimiento y establecer las condiciones de solvencia y participación correspondientes. La coordinación entre los responsables de contratación y quienes gestionan técnicamente la energía resulta, por tanto, especialmente importante.

Criterios de sostenibilidad ambiental en licitaciones de energía

El precio ya no es la única cuestión relevante cuando una administración contrata energía. La sostenibilidad ambiental ha adquirido un papel cada vez mayor dentro de la contratación pública. La contratación puede convertirse así en una herramienta para impulsar objetivos relacionados con la transición energética, la reducción de emisiones y un uso más eficiente de los recursos.

En un contrato energético, los aspectos ambientales pueden relacionarse, según cómo se configure la licitación, con cuestiones como el origen renovable de la electricidad, la eficiencia, el control de consumos o determinados compromisos vinculados con la ejecución del contrato. Sin embargo, incorporar criterios ambientales no consiste simplemente en añadir referencias genéricas a la sostenibilidad.

Los criterios deben formularse de manera que puedan aplicarse y evaluarse correctamente. Cuando corresponda, deberán estar relacionados con el objeto del contrato y respetar los principios que rigen la contratación pública. Por este motivo, la fase de diseño vuelve a ser determinante. La administración debe establecer qué objetivos ambientales quiere conseguir y traducirlos en requisitos o criterios adecuados. Un planteamiento bien estructurado permite que la contratación pública sostenible tenga un efecto real y no se limite a una declaración de intenciones.

Qué exige la LCSP en materia ambiental

La Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP) ha reforzado la integración de aspectos sociales y ambientales dentro de la contratación pública. La normativa permite y, en determinados ámbitos del procedimiento, impulsa la consideración de características ambientales siempre que se incorporen de acuerdo con las reglas aplicables a cada contrato. Esto significa que las administraciones pueden utilizar la contratación como instrumento para avanzar hacia un modelo más eficiente y sostenible, pero deben hacerlo con criterios correctamente definidos.

En una licitación pública de energía, los aspectos ambientales pueden reflejarse en diferentes partes del procedimiento: desde determinadas prescripciones técnicas hasta criterios de adjudicación o condiciones especiales de ejecución, cuando proceda. Una cuestión importante es garantizar que los requisitos sean proporcionados, verificables y coherentes con el contrato. Por ejemplo, si se pretende valorar determinadas características ambientales del suministro eléctrico, el pliego debe establecer claramente qué se solicita, cómo debe acreditarse y de qué forma se evaluará.

De esta manera se reduce la ambigüedad y se facilita que las empresas participantes conozcan desde el principio las condiciones de la licitación. Además, los criterios ambientales no deberían analizarse de forma aislada. La sostenibilidad también está relacionada con la eficiencia en el consumo. Reducir energía innecesaria puede ser tan importante como elegir un suministro con determinadas características ambientales. Por eso, la estrategia energética de una administración debe contemplar tanto qué energía compra como la forma en la que la consume.

Errores frecuentes que encarecen un contrato energético público

Una contratación energética pública puede generar costes innecesarios cuando no se prepara con suficiente información o no se realiza un seguimiento adecuado. Estos son algunos de los errores más habituales que deberían evitar ayuntamientos y entidades locales:

• Licitar sin analizar previamente los consumos: utilizar directamente los datos de contratos anteriores puede resultar sencillo, pero las necesidades energéticas pueden haber cambiado debido a reformas, mejoras de eficiencia, nuevas instalaciones o modificaciones en el alumbrado público.
• No revisar las potencias contratadas: mantener una potencia que ya no se corresponde con las necesidades reales de una instalación puede generar un sobrecoste recurrente durante toda la duración del contrato.
• Agrupar los suministros sin estudiar sus particularidades: aunque centralizar la contratación puede facilitar la gestión, es importante analizar el comportamiento de los diferentes puntos de suministro para definir unas condiciones adaptadas a sus características.
• Centrarse únicamente en el precio ofertado: elegir una propuesta exclusivamente por el precio puede hacer que se pasen por alto otros elementos relevantes, como la estructura del precio, las condiciones de revisión, la calidad del servicio o las herramientas de gestión y seguimiento.
• Realizar estimaciones de consumo poco realistas: las previsiones deben tener en cuenta tanto el histórico como los cambios previstos en edificios e instalaciones. Un cálculo incorrecto puede provocar que el contrato quede desajustado respecto a las necesidades reales.
• No realizar un seguimiento después de la adjudicación: una buena licitación no garantiza por sí sola una gestión eficiente. Es necesario revisar la facturación, controlar los consumos y detectar posibles desviaciones durante toda la vigencia del contrato.
• Falta de coordinación entre departamentos: contratación, intervención, mantenimiento y responsables de energía deben compartir información para que las decisiones económicas y técnicas estén alineadas.
• No anticipar futuras necesidades energéticas: proyectos como la instalación de autoconsumo fotovoltaico, la renovación energética de edificios o la incorporación de puntos de recarga para vehículos eléctricos pueden modificar considerablemente el perfil de consumo.

Cuanta más información tenga la administración antes de publicar la licitación, menor será el riesgo de asumir sobrecostes energéticos o de que el contrato quede desactualizado poco después de entrar en vigor.

Cómo optimizar la contratación energética en entidades locales

La optimización de la contratación energética comienza antes de redactar el pliego. El primer paso consiste en disponer de una imagen completa del consumo de la administración. Centralizar los datos de todos los puntos de suministro facilita detectar anomalías, comparar instalaciones y conocer qué edificios concentran la mayor parte del gasto. Después conviene revisar los parámetros de cada suministro y comprobar si se ajustan a las necesidades actuales.

El siguiente paso consiste en realizar una previsión de consumo. No se trata de adivinar cuánto se consumirá, sino de utilizar datos históricos y proyectos previstos para establecer estimaciones razonables. Una administración que está sustituyendo su alumbrado por tecnología más eficiente, por ejemplo, debería considerar la posible reducción de consumo. De igual modo, si va a electrificar determinados servicios, puede ser necesario prever un incremento de demanda.

También es importante definir una estrategia de compra de energía coherente con las necesidades de la entidad. El mercado energético presenta fluctuaciones y no todas las fórmulas de contratación implican el mismo grado de estabilidad o exposición a las variaciones de precios. Por eso, la decisión no debería basarse exclusivamente en cuál parece la alternativa más económica en un momento determinado.

Otro elemento fundamental es incorporar herramientas para realizar un seguimiento continuo del contrato. Controlar consumos y facturas permite identificar desviaciones con mayor rapidez. Esta información también resulta útil cuando llegue el momento de preparar una nueva licitación, porque la administración dispondrá de un histórico ordenado y de mayor calidad.

La optimización energética tampoco debe limitarse a la compra. Las entidades locales pueden combinar una contratación bien diseñada con proyectos de eficiencia energética, autoconsumo y generación renovable. La instalación de paneles solares en edificios municipales, por ejemplo, puede modificar el perfil de consumo de determinados puntos y reducir la energía que debe adquirirse de la red. Por ello, contratación y planificación energética deben avanzar de forma coordinada.

Por qué recurrir a consultoría energética para administraciones públicas

Gestionar todos estos elementos requiere conocimientos del mercado energético, capacidad de análisis y comprensión de las particularidades de la contratación pública. Para muchas entidades locales, especialmente aquellas con recursos técnicos limitados, contar con una consultoría energética especializada puede facilitar el proceso y mejorar la toma de decisiones.

Entre sus principales ventajas destacan:

• Análisis de los consumos energéticos: permite estudiar el histórico de consumo, revisar las potencias contratadas, organizar los puntos de suministro y detectar posibles ineficiencias. De esta manera, la administración dispone de datos fiables antes de iniciar una nueva contratación.
• Conocimiento del mercado eléctrico y del gas: una consultoría especializada ayuda a valorar las distintas modalidades de contratación y determinar cuáles se adaptan mejor al perfil de consumo de la entidad. Esto cobra especial importancia en periodos de volatilidad de los precios energéticos.
• Apoyo en la preparación técnica de la licitación: permite definir correctamente las necesidades, consumos previstos y parámetros energéticos que deben contemplarse en el proceso de contratación, siempre dentro del marco jurídico aplicable a cada administración.
• Optimización de los contratos energéticos: analizar las condiciones contratadas ayuda a identificar posibles sobrecostes y oportunidades de ahorro, evitando mantener parámetros que ya no se corresponden con las necesidades reales de los edificios e instalaciones públicas.
• Seguimiento de la facturación y los consumos: el trabajo no termina con la adjudicación. Supervisar las facturas y la evolución del consumo permite comprobar si el contrato está ofreciendo los resultados previstos y detectar desviaciones con mayor rapidez.
• Ahorro de tiempo y recursos municipales: externalizar parte de la gestión energética permite que los equipos de los ayuntamientos se concentren en otras funciones mientras cuentan con apoyo especializado en un ámbito cada vez más técnico.
• Planificación de una estrategia energética global: la consultoría puede integrar la contratación del suministro con medidas de eficiencia energética, autoconsumo solar y energías renovables, consiguiendo que las diferentes actuaciones de la administración avancen en una misma dirección.

En este sentido, Nabalia Energía trabaja con soluciones orientadas a mejorar la gestión y el consumo energético de empresas y organizaciones. El conocimiento del mercado, unido a soluciones vinculadas con energía renovable, eficiencia y autoconsumo solar, permite abordar la energía desde una perspectiva más amplia que la simple contratación del suministro.

Para las administraciones públicas, esta visión permite que el objetivo deje de ser únicamente pagar menos por cada kWh para centrarse también en consumir mejor, reducir ineficiencias y optimizar la gestión energética de todas sus instalaciones.

Una contratación energética eficiente empieza mucho antes de adjudicar el contrato

La gestión de contratos energéticos en el sector público exige conocer el consumo, preparar correctamente la licitación, definir un pliego preciso, incorporar de manera adecuada los criterios de sostenibilidad ambiental y realizar un seguimiento después de la adjudicación. Evitar errores en estas fases puede reducir costes innecesarios y, al mismo tiempo, ayudar a ayuntamientos y entidades locales a avanzar hacia un modelo energético más eficiente.

Contar con el apoyo de especialistas permite convertir todos esos datos y requisitos en una estrategia energética coherente. En Nabalia Energía ofrecemos soluciones energéticas para organizaciones que buscan optimizar su consumo y avanzar hacia alternativas más sostenibles, incluyendo energía renovable y soluciones de autoconsumo solar. Porque contratar mejor es importante, pero entender cómo, cuándo y dónde se consume la energía es lo que permite tomar mejores decisiones a largo plazo. ¿Está tu administración aprovechando todo el potencial de una gestión energética optimizada?